Fluxo de Admissão para Sistema de Folha

Aqui você encontrará informações úteis e passos detalhados para integrar essas duas ferramentas e tornar o processo de admissão de funcionários ainda mais eficiente.

Essa integração necessita que a empresa tenha um middleware que irá realizar a transformação dos dados da Gupy para o sistema de folha em questão, realizando os DE/PARA necessários para que os campos no sistema de destino sejam devidamente preenchidos.

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Este fluxo utiliza webhook

Para realizar integrações utilizando Webhooks é necessário um agente integrador (middleware) para receber e tratar os dados.

Para implementar integrações a partir de webhooks é necessário uma configuração prévia através da própria API Gupy: Veja aqui mais informações sobre o recebimento de webhooks

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Atenção!

Não é possível fechar VPN como rota para entrega do Webhook.

A URL usada para receber o Webhook (postbackUrl) DEVE ser um endereço HTTPS válido, exposto publicamente.

URLs com alta taxa de erro (100% dos erros nos últimos 7 dias) serão removidas sem aviso prévio.

O Webhook espera uma resposta em 30.000 ms. Caso a resposta não tenha ocorrido antes deste tempo, consideramos um timeout, consequentemente, um erro.

A Gupy garante pelo menos uma entrega, então podem haver vários Webhooks do mesmo evento, use a propriedade id para identificar duplicatas.

Não há garantia de ordem de entrega, use a propriedade date para verificar qual evento aconteceu primeiro e classifique os eventos.

NÃO USE serviços como requestcatcher, eles podem expor dados.

Quando setamos algum valor no clientHeaders, o header padrão 'Content-type: application/json;charset=utf-8' não é mais enviado, pois o valor dos headers passa a ser o que foi definido. Se for necessário que o Content-type tenha sempre o valor padrão, recomendamos passá-lo junto no clientHeaders.

Habilitando Endpoints

Abaixo encontra-se uma sugestão dos endpoints que devem ser habilitados obrigatoriamente para o funcionamento perfeito deste fluxo.

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Habilitando endpoints adicionais

É comum consultar outras APIs para enriquecimento de dados que estão disponíveis na Gupy mas que não fazem parte dos campos do Webhook, como salary. Nesse caso, é necessário que o Bearer Token utilizado na integração tenha acesso aos endpoints onde estão os campos de interesse.

Início do fluxo de Integração

Antes de iniciar a integração, é importante alinhar com o desenvolvedor qual será a etapa gatilho. Devido à natureza do webhook, as informações serão disparadas a cada movimentação do candidato entre as etapas, e cabe à integração filtrar qual etapa lhe interessa para seguir com a inclusão dos dados em um sistema terceiro.

Passo 1: Configurar webhook pre-employee.moved

1. Acessar endpoint POST Webhook
2. Alterar parâmetro action para pre-employee.moved
3. Inserir no postbackUrl o endereço para onde será direcionado o webhook
4. Inserir Bearer Token gerado no passo de autenticação e depois clicar em Try it!

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Campos extras no header

Caso queira inserir informações customizadas no header do Webhook, você pode incluir um novo objeto em CLIENTHEADERS OBJECT e preencher nome do campo e seu respectivo valor.

Exemplo de uso:

"codigoEmpresa": "1234"

Caso a integração seja de uso comum de mais de uma empresa, essa ação pode ajudar no direcionamento do fluxo correto da integração.

Exemplo de requisição

curl --request POST \
     --url https://api.gupy.io/api/v1/webhooks \
     --header 'accept: application/json' \
     --header 'content-type: application/json' \
     --data '
{
     "action": "pre-employee.moved",
     "status": "active",
     "postbackUrl": "https://urldo.agenteintegrador.net",
     "techOwnerName": "Nome Sobrenome",
     "techOwnerEmail": "[email protected]"
}
'

Exemplo de Resposta

{
  "id": "XXXXXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXXX",
  "action": "pre-employee.moved",
  "postbackUrl": "https://urldo.agenteintegrador.net",
  "status": "active",
  "techOwnerName": "Nome Sobrenome",
  "techOwnerEmail": "[email protected]"
}

Passo 2: filtrar por etapa de interesse

No payload recebido, procure pelo campo
body.data.admission.status: "ETAPA_DE_INTERESSE"

Obtenção do id da etapa gatilho

Todas as etapas possuem identificadores. As etapas padrão do sistema Gupy Admissão possuem labels, enquanto que as etapas customizadas possuem ids, que são gerados aleatóriamente pela Gupy quando criados. Caso o nome da etapa seja alterado, o seu id permanece. Mas se a etapa for excluída, mesmo que seja configurada novamente com o mesmo nome, o seu id será alterado.

Os labels das etapas padrão são:

1. "SEND_DOCUMENTS"
2. "SIGNING_CONTRACT"
3. "ADMISSION_CONCLUDED"
4. "OUT_PROCESS"

Caso sua etapa gatilho seja uma etapa customizada, é possível obter o id da etapa na plataforma indo em:

1. Setup
2. Admissão
3. Definições de etapa
4. Editar etapa de interesse
5. Na URL terá o id da etapa customizada

Caminho em telas

Campos customizados de pré-admissão

No processo da admissão do candidato, a Gupy disponibiliza documentos padrões que atendem as exigências do e-social, assim como permite a criação de documentos customizáveis para o preenchimento do candidato.

Pensando na necessidade do preenchimento de informações adicionais pela empresa, foi criada uma nova funcionalidade que é direcionado para o controle interno. São os campos customizados de pré-admissão e podem ser criados no setup da plataforma, seção Admissão.

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Atenção!

Na criação destes campos, é possível destacar se o campo será integrado no sistema de folha ou não. No caso afirmativo, não é permitida a exclusão para que não haja falhas na integração.

Como é refletido no Webhook Pre-Employee Moved?

É necessária a habilitação da feature flag "pre_employee_moved_webhook_with_position".

Essa solicitação deve ser feita através do nosso canal de suporte Gupy.

Exemplo do retorno para os campos customizados de admissão:

"position": {
    "positionId": 123456,
    "customFields": [
      {
        "id": "091f9e4e-3274-49f2-9e87-a10c47b94361",
        "title": "Nome do campo",
        "value": "Valor do campo",
        "isIntegrated": true
      }]

Passo 3: Recebimento de informações

Neste momento é onde termina a atuação da Gupy na sua integração. Realizaremos a entrega do Webhook dentro do contrato-JSON exemplificado nesse link e o middleware é o responsável pelo tratamento dos dados e definição do fluxo que a integração deve seguir.

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Atenção!

O exemplo utilizado acima trata-se de um webhook modelo e não é indicado trabalhar o desenvolvimento a partir do mesmo. O ideal é que o desenvolvimento seja a partir de um payload real.

Para consultar como obter payloads reais, clique aqui.

Para visualizar como cada documento padrão da Gupy vem no webhook bem como a estrutura de cada documento, acesse nosso glossário clicando aqui

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Dados do Webhook

Note que há diversas informações da vaga, como Título da vaga, Código do Cargo e Campos Customizados da Vaga que vêm juntos com os dados da pessoa que está sendo admitida. Com esses dados, talvez não seja necessário realizar novas consultas às APIs da Gupy para enriquecer o seu Webhook.

Passo 4: como testar

A Gupy não possui ambiente de testes. Por isso, quando surge a necessidade de um teste seguro, recomendamos que sejam criadas vagas e candidatos testes no próprio ambiente de produção utilizado. No caso das vaga, atentar-se para preencher com dados válidos para que a integração funcione, como por exemplo o código do cargo alinhado com o centro de custo, dentre outras informações que precisam estar alinhadas entre si. Além disso sempre criar a vaga como interna .

Para os Candidatos testes, é necessário gerar valores válidos, como CPF, PIS e RG dentro do formato adequado. É possível encontrar na internet plataformas geradoras de dados como esses. Outra dica é utilizar e-mails descartáveis, para que não seja necessário criar diversas contas de e-mails para testar diferentes cenários.

Crie diferentes candidatos para os cenários que deseja testar, caso a admissão contemple estrangeiros, por exemplo, crie um candidato nessa condição. O mesmo para estagiários e menor aprendiz. Isso porque diferentes vínculos empregatícios costumam necessitar de campos diferentes nos sistemas de folha. Quanto mais abrangente for os cenários de teste, maior a chance de sucesso nas integrações.

Possíveis erros

Recebimento no agente integrador
O endpoint que recebe o Webhook precisa estar público para poder receber os dados, caso contrário, acontecerá um erro na entrega.

Dados inválidos
Mesmo com o preenchimento dos dados no sistema ocorrendo via integração, o sistema de folha mantém as validações de campos, gerando erros na inserção de dados que não são coerentes, como um CPF em formato inválido ou Centro de Custo em desalinhamento com o Código do Cargo.

Campos obrigatórios
Caso a folha possua campos obrigatórios, é importante mapeá-los para garantir seu envio durante a integração. Na Gupy é possível criar campos customizados em diferentes momentos que vão te apoiar no envio desses dados. Caso enxergue que é um campo obrigatório mas com preenchimento fixo, considere não criar campo algum na Gupy e colocar a regra de envio fixo na própria integração.

Boas práticas

Criando campos customizados

Para facilitar a manutenção da integração, dê preferência para listas suspensas e faça uso de separadores para coletar apenas os códigos das opções.

Exemplo: “1 - Banco Mundial”

Na integração terá uma regra para buscar apenas o código antes do “-” e evitar realizar de/para dentro da integração. Dessa forma, a manutenção será facilitada pois o usuário consegue cadastrar uma nova opção dentro da Gupy, contanto que cumpra com o formato sugerido.

Candidato Admitido x Admissão da Pessoa Contratada

Para os clientes que possuem apenas o Gupy R&S temos um fluxo de negócio comumente utilizado chamado de Admissão da Pessoa Contratada. Caso esse seja o seu caso, clique aqui para obter mais informações.